Pašto suliejimas į PDF iš „Excel“ - Naujienos

2018 m. Sausio 1 d. Minimalus atlyginimas Niujorke padidėja iki 13,50 USD. Tai reiškia, kad darbuotojams turi būti išsiųsti milijonai LS 54S formos arba LS54 formos - Pranešimas ir atlyginimo normos patvirtinimas. Niujorko valstija pateikia tuščią šios formos kopiją kaip apsaugotą slaptažodžiu PDF formatu. Kaip galite naudoti „Excel“, kad paruoštumėte šimtus tokių dokumentų savo darbuotojams?

Nors pašto sujungimo iš „Excel“ į „Word“ procesas buvo dokumentuotas šiuo adresu (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), ar galite sujungti laiškus iš „Excel“ į PDF?

Nustebau, kad geriausias šio proceso sprendimas yra „Adobe InDesign“ naudojimas! Bet pirmiausia leiskite pakartoti du nesėkmingus bandymus:

• Nepavyko 1 bandymas: bandžiau „Excel“ formoje atkartoti LS54 formą naudodamas ekrano iškarpų seriją, kad apvyniotų langelius, kuriuose būtų „Excel“ laukai. Tai užtruko amžinai, o atspausdinus ekrano iškarpos atrodė siaubingai.

  

• Nepavyko 2 bandymas: naudokite „Adobe Acrobat“. Manote, kad visa „Acrobat“ versija pasiūlys būdą užpildyti formą naudojant pašto sujungimą. Dalyje Įrankiai, formos, Daugiau formos parinkčių yra parinktis Importuoti duomenis. Sugaišau laiką laukams pridėti prie PDF, importavau skaičiuoklę ir tada nusivyliau sužinojusi, kad vienu metu galiu užpildyti tik vieną formą. Pasirinkite 2 eilutę ir galėčiau atsispausdinti pirmąjį darbuotoją. Bet tada turėčiau pasirinkti 3 eilutę, Spausdinti, Pasirinkti 4 eilutę, Spausdinti, 5 eilutę, Spausdinti, ir tai niekada netiks 750 darbuotojų.

  

Problemos sprendimas naudojant „Adobe InDesign“

Čia mes leidžiame knygas pagal šventąjį makrokomandą! Knygų atspaudas. Mes užsiprenumeruojame „Adobe Creative Cloud“ rinkinį, kuris suteikia mums „Photoshop“, „Lightroom“, „Acrobat“ ir kažką vadinamo „InDesign“. Apsilankykite savo įmonėje, tikėtina, kad kažkas iš jūsų rinkodaros ar kūrybos skyrių jau turi „Adobe Indesign“ prenumeratą.

Naudodamasis „InDesign“ sugebėjau išspręsti problemą greičiau nei per valandą. Čia dokumentavau veiksmus, kad supaprastintumėte procesą.

• 1 dalis. Konvertuokite slaptažodžiu apsaugotą PDF failą į grafiką

  1. Atsisiųskite LS54S formą iš labor.ny.gov LS54S formoje
  2. (Pasirenkama) Prakeikimas, kai slaptažodis apsaugo PDF
  3. Konvertuokite PDF į vaizdą. Jei turite „Acrobat“, naudokite failą, eksportuoti į, vaizdą, JPEG.webp. Jei to nepadarėte, galite užfiksuoti formą naudodami „Windows“ fragmentą. Tiesiog įsitikinkite, kad „Acrobat Reader“ rodo formą 100%.

• 2 dalis: Sukurkite dokumentą naudodami „InDesign“

  4. Atidarykite „Adobe InDesign“. Pasirinkite Failas, Naujas, Dokumentas. Pirmasis dialogo lango Naujas dokumentas žingsnis yra spustelėti antrą piktogramą, esančią skiltyje Orientacija, kad dokumentas būtų horizontalus. Pakeiskite vienetus į colius, plotis į 11, aukštis į 8,5. Pakeiskite viršutinę paraštę į 0 ir „InDesign“ padarys visas paraštes 0.

     
  5. Dukart spustelėkite „A-Master“ dešinėje pusėje „Puslapių“ skydelyje

  6. Iš „Windows Explorer“ vilkite JPG.webp nuo 3 veiksmo ir numeskite jį į įklijavimo lentą, esančią už pagrindinio puslapio ribų. Jei esate naujas „InDesign“ naudotojas, manytumėte, kad turėtumėte vilkti vaizdą * puslapio viduje *, bet tai būtų neteisinga. Dalinuosi triuku, kurį sužinojau iš Anne Marie „Jos geekness“ Concepcion. Jei kada nors reikės tapti „InDesign“ meistru, turėtumėte samdyti Anne Marie. Kai numetate vaizdą pagrindiniame puslapyje, negalite patekti į rankenėles, kurių dydis keičiamas. Vietoj to, numeskite vaizdą tik už pagrindinio puslapio ribų. Dabar jūs turite prieigą prie dydžio keitimo rankenėlių. Pakeiskite dokumento dydį, kad jis tilptų į puslapį, laikydami nuspaustą „Shift“, kai vilkite viršutinės kairės pusės dydžio keitimo rankeną žemyn. Kai dokumentas yra šiek tiek mažesnis nei puslapis, vilkite jį per dešiniojo šablono pagrindinį puslapį. Nesijaudinkite, kad nukirpote pusę teksto!

     
  7. Paspauskite mano visų laikų mėgstamą spartųjį klavišą: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Tai padarys visą vaizdą tinkantį naujai pakeisto rėmo viduje. „Excel“ žinau dešimtis sparčiųjų klavišų. „InDesign“ žinau tik du sparčiuosius klavišus, o Ctrl + alt = "" + Shift + E yra vienas iš jų. Tai mane visiškai gąsdina, kad „InDesign“ gali turėti 25 kitus sparčiuosius klavišus, pvz., Ctrl + alt = "" + Shift + A - Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• 3 dalis: užpildykite fiksuotus laukus

  Formoje yra keletas laukų, kurie bus vienodi visiems darbuotojams. Pavyzdžiui, įmonės pavadinimas gali būti vienodas visiems. Štai kaip jūs įtraukiate šiek tiek teksto į pagrindinį puslapį sistemoje „InDesign“.

  8. Norėdami įjungti kadrų režimą, paspauskite klavišą F. Naudodami pelę, nubrėžkite stačiakampį ten, kur norite rodyti fiksuotą tekstą. Iš pradžių šiame rėmelyje bus X.

     
  9. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite naujai nupieštą rėmelį. Įpusėjus ilgą kontekstinį meniu, pasirinkite Kontekstas, Tekstas.
  10. Paspauskite klavišą T, kad įeitumėte į teksto įvesties režimą

  11. Spustelėkite langelio viduje ir įveskite fiksuotą tekstą. Jei reikia pakeisti šriftą, pasirinkite tekstą ir naudokite virš ekrano esančią piktogramą „A“, kad atskleistumėte simbolių įrankius.

      

  12. Pakartokite 8–11 veiksmus visiems kitiems laukams, kurie turi būti pastovūs visose formose. Tai yra monotoniška. Gauti mažą rėmelį su mažu 9 taškų „X“, išdėstytu kartu su žymės langeliais, nėra smagu, bet tai įmanoma. Jei jums reikia perkelti rėmelį arba pakeisti jo dydį, turėsite jį pasirinkti naudodamiesi pirmąja rodyklės priemone kairėje. Tai vadinama pasirinkimo įrankiu (priešingai nei mažiau naudingu tiesioginio pasirinkimo įrankiu, kuris yra antroji rodyklė laukelyje).

      

  „Pro“ patarimas Nr. 1: pažymėkite pirmąjį langelį. „Ctrl“ + C, kad nukopijuotumėte. „Ctrl“ + V, kad įklijuotumėte naują langelį puslapio viduryje. Vilkite naują langelį į padėtį. Tai labai naudinga, kai gausite mažą X žymės langelius.

  „Pro“ patarimas Nr. 2: sunku naudoti pelę, kad „X“ būtų teisingoje padėtyje. Pasirinkę rėmelį, naudokite klaviatūros rodyklių klavišus, kad pastumtumėte rėmelį į padėtį.

  „Pro“ patarimas Nr. 3: visi „InDesign“ vaizdai pradeda atrodyti siaubingai. Tai funkcija, o ne klaida! Pagalvok apie knygą. „Power Excel 2017 With“ turi 1400 vaizdų. Kompiuteris užstrigtų, jei bandytų visus 1400 vaizdų rodyti didele raiška. Jūsų dokumente yra vienas vaizdas ir tikriausiai galite sau leisti rodyti vaizdą didele raiška. Pasirinkite paveikslėlį spustelėdami tam tikrą formą baltoje vietoje. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Ekrano našumas, Aukštos kokybės ekranas. Presto! Vaizdas tampa aštrus.

  

• 4 dalis: užpildykite duomenis „Excel“

  Šventoji skaičiuoklė! Ilgai užtrukau, kol patekau į „Excel“ technikos dalį.

  13. 1 eilutėje įdėkite paprastas vieno žodžio antraštes. Suformatuokite visus valiutos laukus kaip valiutą, nes sujungtame PDF faile 13,50 USD bus rodomas kaip 13,5. Suprantu, kad formoje jau yra dolerio ženklas, tačiau 13,50 USD atrodo geriau nei 13,5 USD.
  14. Naudokite failą, išsaugoti kaip. Išsaugokite dokumentą kaip „Excel“ failą, kad vėliau galėtumėte jį redaguoti.
  15. Naudokite failą, išsaugoti kaip. Išsaugokite dokumentą kaip Tekstas (skirtukas atskirtas) (* .txt). Nepamirškite prisiminti kelio ir failo pavadinimo, kad galėtumėte jį rasti vėliau. Uždarykite failą naudodami „Excel“ arba 17 veiksme gausite klaidos pranešimą.

• 5 dalis. Grįžkite į „InDesign“, kad pridėtumėte formos laukus

  16. Meniu „InDesign“ pasirinkite „Window“, „Utilities“, „Data Merge“. Mažas duomenų sujungimo langas pasirodys plaukiantis kažkur virš „InDesign“. Kiekviename mažame „InDesign“ plūduriuojančiame skydelyje yra visa krūva naudingų komandų, paslėptų už tai, ką jie vadina „Panel Menu“. Čia yra skydelio meniu piktogramos paveikslėlis:

      
  17. Duomenų sujungimo srityje atidarykite skydo meniu. Pasirinkite Pasirinkti duomenų šaltinį. Naršykite ir pasirinkite .TXT failą atlikdami 15 veiksmą. Duomenų sujungimo skydelyje dabar rodomi laukai iš jūsų skaičiuoklės 1 eilutės. „Vilkite ir upu“ pasaulyje jūs manote, kad šiuos laukus galite vilkti į savo formą, bet negalite. Vietoj to, pakartokite 8 ir 9 veiksmus, norėdami nupiešti naujus rėmelius ten, kur norite, kad tie laukai eitų. Padarykite rėmus gražius ir plačius, jei vienas iš jūsų darbuotojų yra John Jacob Jinglebells III. Ypač LS-54S darbo užmokesčio ir viršvalandžių laukuose gali tekti pakeisti į 10 taškų, kad rėmas tilptų.

  18. Spustelėkite tuščią rėmelį, kad rastumėte pavadinimą. Duomenų sujungimo skydelyje spustelėkite Pavadinimas. Presto! <> rėmelyje pasirodo <>. Pakartokite atlyginimą ir OT.

      
  19. Šis žingsnis yra neprivalomas, bet vertas šešiasdešimt sekundžių. Duomenų sujungimo skydelio apačioje kairėje spustelėkite laukelį Peržiūra. Pamatysite pirmojo įrašo duomenis. Duomenų sujungimo skydelio apačioje naudokite rodyklių kairę ir dešinę piktogramas, kad pamatytumėte kitą įrašą.
  20. Prieš atlikdami sujungimą, išsaugokite „InDesign“ failą. Šiuo metu išsaugojau savo dokumentą ir jį galite atsisiųsti iš čia.

  Norint pakartoti, jei pažiūrėsite į „Puslapių“ skydelį, atlikote visą šį darbą dešinėje „A-Master“ puslapio pusėje. Bet iš miniatiūros galite pamatyti, kad viskas pagrindiniame puslapyje rodoma jūsų dokumento 1 puslapyje.

  

• 6 dalis: Galiausiai, „Mail Merge“

  21. Netoli duomenų sujungimo skydelio viršuje yra piktograma, panaši į 4 formos štampo pusę. Tai yra Sukurti sujungto dokumento simbolis. Spustelėkite jį.

      

  22. Visi „Kurti sujungtą dokumentą“ nustatymai yra teisingi. Spustelėkite Gerai.

      
  23. Gausite vieną iš dviejų pranešimų. Arba: „Nebuvo sugeneruotas tekstas“ arba „Šiuose įrašuose viršijote tekstą“.

  „InDesign“ žodžiai „Overset Text“ reiškia, kad turite daugiau simbolių, nei tilps teksto rėmelyje. Neradau nė vieno „Excel“ „Susitraukimo tinkamumo“ atitikmens. Jei jie sako, kad 450 įraše viršijate tekstą, eikite į 450 psl. Puslapių skydelyje ir pamatykite, kad turite tikrai ilgą vardą turintį darbuotoją. Grįžkite į dešinę „A-Master“ puslapio pusę ir pakeiskite to lauko rėmelio dydį.

  Šiuo metu turėsite didelį „InDesign“ dokumentą. Mano atveju aš turiu 114 puslapių, nes „Excel“ faile turėjau 114 įrašų. Spustelėkite bet kurį puslapį skydelyje Puslapiai, kad pamatytumėte tą puslapį su užpildytais duomenimis.

  Keletas patarimų: Duomenų sujungimo skydelio meniu siūloma atnaujinti duomenų šaltinio komandą. Jei pakeisite pagrindinį „Excel“ failą ir išsaugosite kaip naują tekstinį failą, naudokite komandą, kad gautumėte pakeitimus. Norėdami vėl sujungti, turėsite pakartoti 21 veiksmą.

• 7 dalis: eksportuokite į PDF, kad galėtumėte spausdinti

  24. Meniu Failas pasirinkite „Adobe PDF Presets“ (Aukštos kokybės spausdinimas). Pasirinkite failo kelią ir pavadinimą. Priimkite visus tūkstančius nustatymų dialogo lange „Eksportuoti„ Adobe PDF “. Spustelėkite Gerai

  Čia viena baigiamoji pastaba: realiame gyvenime mes turėjome 751 darbuotoją. Kiekvieną darbuotoją į bylą įdėjau du kartus, kad kiekvienam darbuotojui galėtume atspausdinti po dvi kopijas ir jas sugretinti. Gautas 1502 puslapių PDF buvo stebuklingai tik 2,48 MB dydžio! Kažkaip „Adobe“ vedliams pavyko išsaugoti vieną atvaizdo kopiją ir vėl ir vėl naudoti. Pirmasis mano klaidingas bandymas sujungti laiškus naudojant „Excel“ sukūrė nemaloniai atrodantį 150 MB PDF failą, kurio niekada nebuvo galima siųsti el. Paštu.

  Jei nerandate „InDesign“ kopijos arba šie veiksmai atrodo per daug bauginantys, samdykite „Excel“ konsultantą, kuris jums atliks pašto suliejimą į PDF.