Konvertuoti kelių eilučių duomenis į eilutes - „Excel“ patarimai

lan Z atsiuntė šios savaitės „Excel“ problemą. Jo MIS skyrius pateikia failą, sugeneruotą iš senos COBOL ataskaitos. Atidaręs failą „Excel“, jis turi 2500 eilučių:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Alanas nori, kad ši ASCII ataskaita būtų naudinga: viena eilutė kiekvienam klientui, prie likusios informacijos pridėta „State“ ir „Zip“. Jis taip pat nori nutraukti 2 nenaudingas linijas. Akivaizdu, kad nenorime viso to daryti rankiniu būdu. Čia yra vienas iš būdų greitai susitvarkyti su netvarka.

Su formulėmis

  • Duomenų kairėje įterpkite du tuščius stulpelius.
  • Virš duomenų pridėkite antraštės eilutę.
  • A stulpelis vadinamas „seka“
  • B stulpelis vadinamas „RowType“
  • C stulpelis vadinamas „Duomenys“
  • Padarykite visas antraštes paryškintas
  • A stulpelis bus naudojamas priskirti numerį kiekvienam loginiam įrašui ataskaitoje. Kadangi šioje ataskaitoje yra 4 fizinės eilutės kiekvienam loginiam įrašui, mums reikia, kad kiekvienas 4 eilučių rinkinys turėtų tą patį loginio įrašo numerį. Aš paprastai įvedu pirmojo įrašo reikšmes ir paskui suprojektuoju 2-ojo įrašo formules, kurias galima nukopijuoti žemyn per visą ataskaitą.
  • Langeliuose A2: A5 įveskite 1. Langelyje A6 įveskite = A5 + 1. Langelyje A7 įveskite = A6. Nukopijuokite A7 į A8 ir A9. Dabar turite kopijuojamų formulių rinkinį, skirtą 2-ajam loginiam ataskaitos įrašui.
  • Pasirinkite A6: A9 ir paspauskite Ctrl C, kad nukopijuotumėte. Pasirinkite A10: A2501 ir paspauskite Ctrl V, kad įklijuotumėte.
  • B stulpelis bus naudojamas nustatyti, ar konkreti eilutė yra 1, 2, 3 ar 4 loginio įrašo segmentas.
  • Langeliuose B2: B5 įveskite 1, 2, 3 ir 4. Langelyje B6 įveskite = B2. Nukopijuokite langelį B6 iš B7: B2501.

Pakeitus vertybes

Dabar, kai turite visų duomenų eilės numerius ir eilučių tipus, turite pakeisti formules į reikšmes. Pasirinkite A2: B2501. Redaguoti> Kopijuoti, Redaguoti> Įklijuoti specialiai> Vertybės> Gerai.

Dabar, kai visoms eilutėms buvo priskirti eilės numeriai ir eilių tipai, mes jau beveik baigėme. Rūšiuoti duomenis pagal eilutės tipą kaip pagrindinį raktą ir seką kaip antrinį raktą. Tai sukels 625 viršutines kiekvieno įrašo eilutes iki langelių C2: C626. Antroji kiekvieno įrašo eilutė bus C626: C1251. „Nenaudingos“ eilutės prasidės C1252 ir jas bus galima ištrinti. Perkelkite langelius C626: C1251 į D2 langelį. Langelyje E2 įveskite formulę =C2&D2. Šią formulę galite nukopijuoti iš E2 į E626. Naudokite tą patį „Specialios vertės įklijavimo“ triuką, kad pakeistumėte iš formulių į reikšmes, ištrintumėte stulpelius AD ir turėtumėte savo rezultatą.

Jei norite toliau apdoroti šiuos duomenis, galite naudoti vedlį „Tekstas į stulpelius“

Šią procedūrą galite lengvai pritaikyti, kad galėtumėte tvarkyti bet kokias ASCII ataskaitas. Turite išsiaiškinti, kiek fiziškai atspausdintų eilučių sudaro vieną loginį įrašą ataskaitoje.

Įdomios straipsniai...