Šiandienos epizode palyginau, kaip rasti ar pašalinti dublikatus. „Excel 2007“ siūlo naujus šaunius būdus tai padaryti. Pirmieji 3 patarimai veikia bet kurioje „Excel“ versijoje. Paskutiniai 2 metodai veikia tik „Excel 2007“.
1 metodas:
Išplėstiniame filtre naudokite unikalią parinktį
- Duomenų dešinėje nukopijuokite antraštę iš stulpelio, kuriame norite rasti unikalias reikšmes.
- Duomenų rinkinyje pasirinkite langelį.
- Programoje „Excel 97-2003“ pasirinkite Duomenys - filtras - išplėstinis filtras. Programoje „Excel 2007“ pasirinkite juostos Duomenys grupėje Rūšiuoti ir filtruoti piktogramą Išplėstinė.
- Pasirinkite Kopijuoti į kitą vietą
- Lauke Kopijuoti į nurodykite antraštės kopiją. Paveiksle tai langelis D1
- Spustelėkite laukelį Tik unikalūs įrašai
- Spustelėkite Gerai
„Excel“ D stulpelyje pateiks jums unikalų klientų sąrašą.
2 metodas:
Norėdami nustatyti, ar šis įrašas yra unikalus, naudokite formulę
Funkcija COUNTIF gali suskaičiuoti, kiek įrašų virš dabartinio įrašo atitinka dabartinį įrašą. Šio darbo gudrybė yra nuorodoje naudoti vieno dolerio ženklą. Jei įvesite formulę C2 ir nurodysite A $ 1: A1, tai sakys: "Pradėkite nuo absoliučios A1 nuorodos ir eikite į įrašą, esantį virš dabartinio įrašo". Kai nukopijuosite šią formulę žemyn, pirmasis A $ 1 išliks toks pats. Antrasis A1 pasikeis. Eilutėje 17 C2 formulė bus skaityti: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Įvedę formulę C2 ir nukopijavę ją į visas eilutes, turėtumėte nukopijuoti C2: C15 ir tada naudokite Redaguoti - Įklijuoti specialias vertes, kad formules paverstumėte vertėmis. Dabar galite rūšiuoti mažėjančia tvarka pagal C stulpelį, o unikalios vertės bus sąrašo viršuje.
3 metodas:
Norėdami gauti unikalių klientų, naudokite „Pivot“ lentelę
Sujungiama lentelė puikiai randa unikalias vertybes. Tai greičiausias būdas „Excel 2000–2003“.
- Duomenų rinkinyje pasirinkite langelį.
- Pasirinkite Duomenys - „Pivot Table“ ir „Pivot Chart“ ataskaita.
- Spustelėkite Baigti.
- „Pivot“ lentelės laukų sąraše spustelėkite kliento lauką. Spustelėkite mygtuką Pridėti prie.
„Excel“ parodys unikalų klientų sąrašą.
4 metodas:
„Excel 2007“ naujiena - pažymėdami dublikatus naudokite sąlyginį formatavimą
„Excel 2007“ siūlo naujus dublikatų paieškos metodus. Pasirinkite klientų diapazoną. Juostelėje Pagrindinis pasirinkite Sąlyginis formatavimas - Pažymėkite langelių taisykles - Pasikartojančios vertės ir spustelėkite Gerai.
Jei vardas randamas du kartus, „Excel“ išryškins abu pavadinimo atvejus. Tada norėtumėte surūšiuoti visas paryškintas ląsteles į viršų.
- Spustelėkite bet kurį lauką kliento stulpelyje. Duomenų juostoje spustelėkite mygtuką AZ.
- Raskite langelį, kuriame yra raudonas paryškinimas. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite langelį. Pasirinkite Rūšiuoti - uždėkite pasirinktą langelio spalvą viršuje.
5 metodas:
„Excel 2007“ naujiena - naudokite piktogramą Pašalinti dublikatus
Įspėjimas!
Šis metodas yra labai žalingas! Prieš tai padarykite duomenų rinkinio kopiją!
- Nukopijuokite duomenų diapazoną į tuščią darbalapio skiltį
- Duomenų rinkinyje pasirinkite langelį.
- Juostoje Duomenys pasirinkite Pašalinti dublikatus.
- Dialogas Pašalinti dublikatus suteiks jums stulpelių sąrašą. Pasirinkite stulpelius, į kuriuos reikėtų atsižvelgti. Pvz., Jei jums reikėjo pašalinti įrašus, kuriuose klientas ir sąskaita buvo identiški, pažymėkite abiejų laukų laukelį.
Tokiu atveju bandote gauti unikalų klientų sąrašą, todėl pasirinkite tik lauką „Klientas“.
- Spustelėkite Gerai.
„Excel“ ištrins įrašus iš jūsų duomenų rinkinio. Ji praneš, kad n dublikatai buvo pašalinti ir nn įrašai išlieka.
Kaip matote, yra daug būdų, kaip tvarkyti dublikatus. „Excel 2007“ prideda du naujus įrankius prie jūsų arsenalo.
Mano patirtis rodo, kad auditoriai dažnai bando surasti dublikatus, kad nustatytų, ar ataskaita buvo pervertinta. Kai rašiau „ Excel for Auditors“ , aprėpiu ir „Excel 2003“, ir „Excel 2007“.
