Neseniai dalyvavau keliuose „Excel Power“ seminaruose. Kai kambaryje gauni 150 buhalterių už juoko kupiną „Excel“ patarimų ir gudrybių rytą, aš visada išmokau kažko naujo. Kažkas iš auditorijos gali pasidalinti šauniu triuku su likusia kambario dalimi.
Šiandienos epizode turiu naujų triukų kolekciją. Tai iš tikrųjų yra gudrybės, kurios yra geresnės arba kitokios nei knygoje aptartas lygiavertis metodas. Jie tikrai bus kitoje knygos peržiūroje.
Beje, norėčiau atvykti į jūsų miestą surengti „Power Excel“ seminaro. Jei priklausote profesionalų grupei, pavyzdžiui, vadovų buhalterių instituto vietiniam skyriui, vidaus auditorių institutui, AICPA, MVĮ ir kt., Kodėl gi nepateikę pasiūlymo jiems užsisakyti mane vienai iš artėjančių CPE dienų? Norėdami gauti išsamesnės informacijos, nusiųskite savo skyriaus programos pirmininką į šį puslapį.
Raskite skirtumą tarp dviejų datų
Aš paprastai kalbėti apie metodus, naudojant =YEAR(), =MONTH(), =DAY()funkcijas, bet yra kietas metai funkcija slepiasi Excel.
Funkcija DATEDIF yra palikta iš „Lotus“. Nors „Excel“ pagalba apie šią funkciją nekalba, tai yra puikus būdas rasti skirtumą tarp dviejų datų.
Sintaksė yra =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Čia pateikiamos galiojančios vertės, kurias galite naudoti „Code“.
- Y - pasakys, kiek metų buvo tarp dviejų datų.
- YM - nurodys visų mėnesių, išskyrus metus, skaičių tarp dviejų datų.
- MD - pasakys, kiek dienų, išskyrus visus mėnesius, tarp dviejų datų.
- M - pasakys jums ištisų mėnesių skaičių. Pavyzdžiui, aš esu gyvas 495 mėnesius
- D - pasakys dienų skaičių. Pavyzdžiui, aš esu gyvas 15 115 dienų. Tai yra nereikšmingas naudojimas, nes galite tiesiog atimti vieną datą iš kitos ir suformatuoti kaip skaičių, kad dubliuotumėte šį kodą.
Naudingi kodai yra pirmieji trys kodai. Laidoje aš pademonstravau šį darbalapį. D, E ir F stulpelių tapačios formulės apskaičiuoja DATEDIF metais, mėnesiais ir dienomis.
G stulpelio formulė tai sujungia, kad būtų sukurtas tekstas, kurio trukmė būtų metų, mėnesių ir dienų trukmė.
Tai galite sujungti į vieną formulę. Jei langelyje A2 yra prisijungimo data, naudokite šią formulę B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Matomų ląstelių suma
Po duomenų baze pridėkite funkciją SUM ir tada naudokite automatinį filtrą, kad filtruotumėte duomenų bazę. "Excel" erzina įtraukia paslėptas eilutes į sumą!
Verčiau atlikite šiuos veiksmus:
- Jei norite pridėti išskleidžiamųjų meniu „AutoFilter“, naudokite duomenų filtrą - automatinį filtrą.
- Pasirinkite filtrą vienam laukui
- Eikite į tuščią langelį po vienu iš skaitinių duomenų bazės stulpelių.
- Standartinėje įrankių juostoje spustelėkite graikišką raidę E (Sigma). Užuot įvedusi
=SUM(), „Excel“ įves=SUBTOTAL()ir naudos kodus, kad būtų išvengta paslėptų eilučių įtraukimo.
Spartusis klavišas paskutinei komandai pakartoti
F4 klavišas pakartos paskutinę komandą, kurią atlikote.
Pavyzdžiui, pasirinkite langelį ir spustelėkite B piktogramą, kad langelis būtų paryškintas.
Dabar pasirinkite kitą langelį ir paspauskite F4. „Excel“ padarys tą langelį paryškintą.
F4 prisimins paskutinę komandą. Taigi, galite padaryti langelį kursyvu, tada naudodami F4 padaryti daugelį langelių kursyvais.
Iš anksto pasirinkite įvedamų langelių diapazoną
Knygoje aš jums parodysiu, kaip naudotis Įrankiai - Parinktys - Redaguoti - Perkelti pasirinkimą po įvedimo krypties - Teisė priversti „Excel“ judėti į dešinę, kai paspausite įvedimo klavišą. Tai gerai, kai turite įvesti duomenis einančius iš eilės.
Tai ypač naudinga, jei skaitinėje klaviatūroje įvedate skaičius. Apgaulė leidžia įvesti 123 Enter ir atsidurti kitame langelyje. Laikydami rankas ant skaitinės klaviatūros, galite greičiau įvesti skaičius.
Kažkas pasiūlė patobulinti šią techniką. Iš anksto pasirinkite diapazoną, kuriame įvesite duomenis. Privalumas yra tas, kad patekus į paskutinį stulpelį ir paspaudus „Enter“, „Excel“ pereis prie kitos eilutės pradžios.
Žemiau esančiame paveikslėlyje paspausdami Enter pereisite į langelį B6.
„Ctrl“ + vilkite užpildymo rankeną
Aš daug kartų parodžiau „Fill Handle“ triuką. A1 įrašykite pirmadienį. Jei pasirenkate langelį A1, apatiniame dešiniajame langelio kampe yra kvadratinis taškas. Šis taškas yra užpildymo rankena. Spustelėkite užpildymo rankenėlę ir vilkite žemyn arba į dešinę. „Excel“ pildys antradienį, trečiadienį, ketvirtadienį, penktadienį, šeštadienį, sekmadienį. Jei vilksite daugiau nei 7 langeliais, „Excel“ bus paleista iš naujo pirmadienį.
„Excel“ yra tikrai gera. Jis gali automatiškai išplėsti visas šias serijas:
- Pirmadienis - antradienis, trečiadienis, ketvirtadienis, penktadienis ir kt.
- Sausis - vasaris, kovas, balandis ir kt.
- Sausis - vasaris, kovas ir kt.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 ir kt.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1 ir kt.
- 1 periodas - 2 periodas, 3 periodas, 4 periodas ir kt.
- 2006 m. Spalio 23 d. - 2006 m. Spalio 24 d., 2006 m. Spalio 25 d. Ir kt.
Kadangi „Excel“ gali atlikti visas šias nuostabias serijas, ko galėtumėte tikėtis, jei įvesite 1 ir vilksite užpildymo rankeną?
Galite tikėtis, kad gausite 1, 2, 3,…
Bet jūs tikrai gaunate 1, 1, 1, 1, 1,…
Knygoje kalbama apie sukaustytą metodą. A1 įrašykite 1. A2 įveskite 2. Pasirinkite A1: A2. Vilkite užpildymo rankeną. Yra geresnis būdas.
Tiesiog įveskite 1 į A1. „Ctrl“ + Vilkite užpildymo rankeną. „Excel“ užpildys 1, 2, 3. Panaikinus „Ctrl“, panašu, kad įprasta užpildymo rankenos elgsena.
Kažkas iš seminaro pasakė, kad norėtų įvesti datą, vilkti datą ir „Excel“ palikti tą pačią datą. Jei vilkdami pildymo rankeną laikysite nuspaudę „Ctrl“, „Excel“ pakeis įprastą elgseną (padidins datą) ir suteiks tą pačią datą visose ląstelėse.
