Kaip „Excel“ galiu įsitikinti, kad sąskaitų faktūrų numerių kopijos nėra įvestos konkrečiame „Excel“ stulpelyje?
Norėdami tai padaryti, programoje „Excel 97“ galite naudoti naują duomenų patvirtinimo funkciją. Mūsų pavyzdyje sąskaitos faktūros numeriai įvedami į A stulpelį. Štai kaip jį nustatyti vienam langeliui:
- Kitas langelis, kurį reikia įvesti, yra A9. Spustelėkite langelį A9 ir meniu pasirinkite Duomenys> Patvirtinimas.
- Išskleidžiamajame laukelyje „Leisti:“ pasirinkite „Pasirinktinis“.
- Įveskite šią formulę tiksliai taip, kaip ji atrodo:
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE)) - Dialogo lange Duomenų patvirtinimas spustelėkite skirtuką Klaidos perspėjimas.
- Įsitikinkite, kad pažymėtas langelis „Rodyti įspėjimą“.
- Stiliui: pasirinkite Stop
- Įveskite „Unikalios vertės“ pavadinimą
- Įveskite pranešimą „Turite įvesti unikalų sąskaitos faktūros numerį“.
- Spustelėkite „Gerai“
Galite tai išbandyti. Įveskite naują vertę, sakykite 10001 langelyje A9. Jokiu problemu. Bet pabandykite pakartoti vertę, tarkim, 10088 ir pasirodys:
Paskutinis dalykas, kurį reikia padaryti, yra nukopijuoti šį patvirtinimą iš A9 langelio į kitas A stulpelio langelius.
- Spustelėkite A stulpelyje ir pasirinkite Redaguoti> kopijuoti, kad nukopijuotumėte langelį.
- A stulpelyje pasirinkite didelį langelių diapazoną. Galbūt A10: A500.
- Pasirinkite Redaguoti, Įklijuoti specialų. Dialogo lange Įklijuoti specialųjį langelį pasirinkite „Patvirtinimas“ ir spustelėkite Gerai. Patvirtinimo taisyklė, kurią įvedėte iš A9 langelio, bus nukopijuota į visas langelius iki A500.
Jei spustelėsite langelį A12 ir pasirinksite Duomenų patvirtinimas, pamatysite, kad „Excel“ pakeitė patvirtinimo formulę į =ISNA(VLOOKUP(A12,A$1:A11,1,FALSE))Tai yra viskas, ką turite žinoti, kad ji veiktų. Tiems, kurie nori sužinoti daugiau, aš paaiškinsiu angliškai, kaip veikia formulė.
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))
Mes sėdime A9 kameroje. Mes liepiame „Vlookup“ funkcijai paimti ką tik įvestos langelio vertę (A9) ir pabandyti surasti atitikimą langeliuose, kurie svyruoja nuo A $ 1 iki A8. Kitas argumentas „1“ nurodo „Vlookup“, kad suradę atitikimą pasakykite mums duomenis iš pirmojo stulpelio. Galiausiai „False“, esantis „vlookup“, sako, kad mes ieškome tik tikslių atitikmenų. Čia yra triukas Nr. 1: Jei VLOOKUP randa atitikmenį, jis grąžins vertę. Bet jei jis neras atitikmens, jis grąžins specialią reikšmę „# N / A“. Paprastai šios # N / A vertės yra blogi dalykai, tačiau šiuo atveju norime # N / A. Jei gausime # N / A, tada žinote, kad šis naujas įrašas yra unikalus ir neatitinka nieko virš jo. Paprastas būdas patikrinti, ar reikšmė yra # N / A, yra naudoti funkciją ISNA (). Jei kažkas ISNA () viduje įvertins # N / A, gausite TIKRĄ. Taigi,kai jie įveda naują sąskaitos faktūros numerį ir jo nėra sąraše virš langelio, vlookup grąžins # N / A, dėl ko ISNA () bus teisinga.
Antrasis gudrybės yra antrame „Vlookup“ funkcijos argumente. Buvau atsargus nurodydamas A $ 1: A8. Dolerio ženklas prieš 1 nurodo „Excel“, kad kai mes nukopijuosime šį patvirtinimą į kitas langelius, jis visada turėtų pradėti ieškoti dabartinio stulpelio langelyje. Tai vadinama absoliučiu adresu. Buvau lygiai taip pat atsargus, kad nedėčiau dolerio ženklo prieš 8 A8. Tai vadinama santykiniu adresu ir „Excel“ nurodo, kad kai mes nukopijuosime šį adresą, jis turėtų nustoti žiūrėti į langelį tiesiai virš dabartinės langelio. Tada, kai mes nukopijuosime patvirtinimą ir pažvelgsime į langelio A12 patvirtinimą, antrasis „vlookup“ argumentas teisingai rodo A $ 1: A11.
Yra dvi šio sprendimo problemos. Pirma, tai neveiks programoje „Excel 95“. Antra, patvirtinimai atliekami tik toms ląstelėms, kurios keičiasi. Jei langelyje A9 įvesite unikalią vertę, tada grįšite atgal ir redaguosite langelį A6, kad būtų ta pati reikšmė, kurią įvedėte A9, patvirtinimo logika A9 nebus iškviesta ir jūsų darbalapyje bus pateiktos pasikartojančios vertės.
„Excel 95“ naudojamas senamadiškas metodas padės išspręsti abi šias problemas. Pagal senąjį metodą patvirtinimo logika turėtų būti laikinajame stulpelyje B. Norėdami tai nustatyti, langelyje B9 įveskite šią formulę: =ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))Nukopijuokite šią formulę iš B9. Įklijuokite į langelius B2: B500. Dabar, kai įvesite sąskaitos faktūros numerius A stulpelyje, B stulpelyje bus rodoma TIKRA, jei sąskaita faktūra yra unikali, ir FALSE, jei ji nėra unikali.
